Как заменить отпуск компенсацией?

Расчет и оформление отпускных – один из наиболее сложных участков в кадровом учете. В этой теме, как ни в какой другой, часто встречаются противоречивые разъяснения Минфина и ФНС. Практически каждый вопрос требует индивидуального подхода и решения, один из таких - порядок выплаты компенсации за неотгуленный отпуск.

Стандартный размер отпуска, предоставляемый российским работникам, составляет 28 календарных дней, а в некоторых случаях и больше. В обязанности работодателя входит предоставление такого времени для отдыха, а также организация временной замены работника для выполнения возложенных на него обязанностей на время отпуска. Некоторым категориям работников – например тем, кто занят на вредных и опасных производствах, – предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск.

Согласно статье 123 Трудового кодекса, график отпусков утверждается работодателем ежегодно не позднее, чем за 2 недели до начала года. И, между прочим, его соблюдение является обязательным как для работодателя, так и для сотрудника. Но действует ли это правило в реальности? К сожалению или к счастью – нет.

Рассказывает Ермолина Ирина, главный бухгалтер: «Мы постоянно корректируем график отпусков в реальном режиме, хотя это и не соответствует нормам Трудового кодекса РФ. Однажды пришлось отправить всех сотрудников в оплачиваемый отпуск на целый месяц, т.к. возникли проблемы с арендой офиса. И кстати, работники были не против уйти на отдых на целых 30 дней, т.к. это был летний период и в обычное время на такой долгий срок директор работников не отпускает». Почему так бывает? Все просто. Во-первых, самим работникам сложно спрогнозировать период своего отдыха заранее. В наше время иногда сложно спланировать что-то назавтра, не говоря уже о поездках через несколько месяцев. А во-вторых, и работодателю это не очень удобно. Кроме этого, график корректируется и экономической ситуацией на предприятии, и в стране в целом.

Конечно, работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск, но ведь бывает так, что сам сотрудник не желает отдыхать. Таким трудоголикам положена компенсация в виде денежных выплат. Рассмотрим последовательность действий для её оформления.

Если сотрудник в течение года не уходит в оплачиваемый отпуск или «отгуливает» свои 28 дней не полностью, то работодатель должен рассчитать количество оставшихся дней отдыха. После этого работник оформляет письменное заявление о замене оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Компания принимает заявление, рассчитывает сумму выплаты и переводит деньги в установленные законом сроки. Теперь рассмотрим план действий подробнее.

На первом этапе у сотрудника должны «накопиться» неотгуленные дни. При этом нельзя заменять отдых деньгами беременным женщинам, работникам в возрасте до восемнадцати лет, гражданам, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев, и специалистам, работающим на вредных и опасных производствах. Эти категории трудящихся должны отдыхать в обязательном порядке.

Следующий этап представляет собой расчет продолжительности отпуска, которым не воспользовался сотрудник. Здесь необходимо учесть как дни основного отпуска, так и дополнительного. Не забудьте и о том, что в некоторых случаях неотгуленный отпуск может накопиться за несколько предыдущих лет. После того как все дни посчитаны, сотрудник оформляет и передает в отдел кадров специальное заявление, в котором выражает свое желание на получение денежной компенсации.

Следующий, четвертый этап, как правило, наиболее сложный, т. к. бухгалтеру необходимо рассчитать размер компенсации. Дело в том, что ее сумма зависит от правильности расчета среднедневного заработка. Общая формула выглядит так:

Денежная компенсация за отпуск = среднедневной заработок работника * количество неиспользованных дней отпуска.

Сам средний заработок может быть рассчитан так:

Сумма ежемесячных выплат / 12 месяцев / 29,3 (т.е. среднемесячное число календарных дней).

Учтите, что размер ежемесячных выплат включает в себя не только саму заработную плату, но и полученные сотрудником премии, бонусы и различные компенсации. Рассмотрим расчет на примере.

Пример

Менеджер Сергеев С.С. с января по май 2015 года получал зарплату в размере 40 000 рублей. В мае ему также был выплачен годовой бонус в размере 30 000 рублей. И с июня размер заработной платы был увеличен на 5 000 рублей и составлял 45 000 рублей. За истекший год у сотрудника осталось 6 дней отпуска, за которые ему утверждена выплата денежной компенсации.

Сумма ежемесячных выплат за 2015 год Сергееву С.С. = 40 000 * 5 + 30 000 + 45 000 * 7 = 545 000 рублей.

Среднедневной заработок сотрудника = 545 000 / 12 месяцев / 29,3 = 1 550 рублей 6 копеек.

Денежная компенсация Сергееву С.С. за неотгуленный отпуск = 1 550 рублей 6 копеек * 6 дней = 9 300 рублей 34 копейки.

На заключительном, пятом этапе работнику перечисляют утвержденную сумму на зарплатную карту или выдают наличными в кассе предприятия. Делается это, как правило, в день выплаты очередной заработной платы.

Компенсация при увольнении

Особый случай – это выплата компенсаций при увольнении. Ведь сотрудник может уволиться в любой момент, не отгуляв положенные дни. В этом случае работник, как правило, пишет заявление на отпуск с последующим увольнением. А если он сразу выходит на новое место работы и отдохнуть возможности у него нет, то ему также придется рассчитывать и выплачивать компенсацию. Обратите внимание: производить расчет компенсации нужно не только в случае увольнения, но и некоторых других случаях – например, когда специалист переводится на другую должность в этой же организации. Деньги нужно выплатить и работникам ликвидируемых предприятий, и при сокращении штата. Сотрудникам, работавшим неполный рабочий день, но так же как и все имеющим право на отпуск, опять же положена компенсация.

И еще одна категория: выплаты положены всем, кто заключал срочный трудовой договор с организацией на срок не более 2-х месяцев. Все эти нормы закреплены в статьях 126 и 127 Трудового кодекса.

Курорты России

Стоит отметить, что в 2016 году появился новый закон, который рекомендует, но не обязывает работодателя выплачивать компенсации за сам отдых, если он проходил на территории России. Мера рассчитана на развитие отечественного туризма, а также на поддержку граждан, для которых путешествия являются редкостью ввиду отсутствия материальных средств.

Конечно, такой привилегией смогут воспользоваться не все работники, а лишь те, чьи работодатели попадают под новую компенсационную программу. К тому же размер возмещения ограничен – 50 000 рублей, да и бумажек придется предоставить немало, чтобы получить такое вознаграждение. Новое правило распространяется лишь на отдых по путевкам, а тем, кто любит путешествовать самостоятельно, никаких выплат не положено. Стоит отметить, что и работодателей государство мотивирует к участию в программе: тем организациям, которые будут выплачивать компенсации, положены налоговые льготы.