ИНН сотрудников в форме 2-НДФЛ

В последние месяцы бухгалтерское сообщество бурно обсуждало новый порядок: если в справке 2-НДФЛ за 2015 год не будут указаны ИНН, фискалы такую отчетность не примут. Было несколько новостей, которые не упростили, а запутали специалистов учета.

Как мы уже писали в прошлом номере, при заполнении справки 2-НДФЛ за 2015 год нужно обязательно указывать ИНН сотрудников. Этот реквизит ФНС будет проверять. Об этом сказано в Письме от 23 ноября 2015 года № 11-2-06/0733@. Получается, что, если в справке не будут указаны ИНН, фискалы такую отчетность не примут? И это, несмотря на то, что Приказом ФНС 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@ утвержден формат, в соответствии с которым заполнять реквизит необязательно.

В последних числах января появились новости о том, что по запросу в ФНС одного из операторов контроль, введенный ранее письмом № 11-2-06/0733, был снят. То есть в ближайшую отчетность налоговики не будут проверять указан ли ИНН. Об этом Служба сама уведомила операторов.

Проблема заключается в том, что раньше ФНС разрешала компаниям не требовать свидетельств о присвоении ИНН с сотрудников, которые по религиозным или еще каким-то соображениям его не получали. Справки 2-НДФЛ в электронной форме по ТКС в компаниях с численностью более 25 человек.

Что это было?

Попробуем разобраться в ситуации и ответить на вопрос «Что это было?» Письмо ФНС РФ от 23 ноября 2015 г. № 11-2-06/0733@ - внутреннее, оно предназначено для подразделений налоговой службы, принимающих отчеты. В нем давалось указание настроить программы приема справок 2-НДФЛ так, чтобы отчетность без указания ИНН от компаний не принимались.

В Письме от 17 декабря 2015 года № БС-4-11/22148@ ФНС призвала налоговых агентов актуализировать персональные данные получателей доходов в целях представления достоверных сведений по форме 2-НДФЛ. Служба тогда пояснила, что информацию об идентификационном номере можно получить через сервис «Узнай свой ИНН» на сайте www.nalog.ru. В Письме от 18 декабря 2015 года № БС-4-11/22203@ ФНС проинформировала, что с 1 января 2016 года за представление документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе по форме 2-НДФЛ), налоговым агентам будет грозить штраф размером 500 рублей за каждую бумагу.

Разъяснения фискалов вызвали бурю негодования, как среди налоговых агентов, так и у операторов. В итоге Служба сообщила, что при принимать справки без ИНН все-таки будет.

27 января 2016 года в Письме № БС-4-11/1068@ ФНС указала, что ради исключения приема от налогового агента справок с заведомо недостоверными данными ФНС установила проверку заполнения поля «ИНН в Российской Федерации». Результатом данного контроля является формирование «Протокола приема сведений о доходах физических лиц». Принимать отчетность без заполненного поля об ИНН фискалы будут, однако налоговому агенту начнут приходить сообщение вида «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России».

Что делать?

Многие компании к моменту появления хорошей новости уже успели «стрясти» со своих работников свидетельства о присвоении ИНН. Ведь отчитаться по всем сотрудникам нужно уже до 1 апреля (а о невозможности удержать налог – до 1 марта).

Надо отметить, что у многих бухгалтеров из-за этого была просто паника. Конечно, у компаний есть возможность узнать ИНН не только от сотрудника, но и на сайте ФНС, воспользовавшись сервисом «Узнай ИНН» (для этого понадобится ввести паспортные данные человека, идентификационный номер которого нужно «пробить»). Однако возникало много вопросов: что делать, если в системе ФНС найти ИНН не удастся и он документ также не представил в бухгалтерию, или как быть в том случае, если работник уже уволился, контактов с ним нет, а отчитаться по нему за прошлый год все-равно необходимо? Даже если сотрудник свидетельство о получении ИНН не получал, вероятнее всего, этот номер ему все-таки присвоен (если, конечно, он не писал в налоговую заявление об отказе). Однако от ошибок фискальной системы никто не застрахован: случаи, что на сайте не удается найти ИНН, не такая уж и редкость. Поэтому запросить свидетельство – это все-таки самый простой и надежный способ. И многие компании успели это сделать.

Конечно, некоторые организации и не планировали выполнять незаконное на их взгляд требование. Очевидно, что, если бы ФНС его не отменила, у них был бы один выход - спорить и судиться, доказывая, что фискалы не имеют права требовать заполнять ИНН в электронной отчетности. Но тут было важно решить – хочет компания сдать документы в Службу или готова к отказу и штрафам. В итоге многие организации «закрыли глаза» на незаконность требования и уже успели получить свидетельство ИНН своих сотрудников и на их основе заполнить справки 2-НДФЛ.

Расслабляться не стоит

Может показаться, что ситуация не критичная, и бухгалтеры зря паниковали. Однако очевидно, что работы им на самом деле прибавилось. Особенно если «неидентифицированных» сотрудников в компании не один-два, а несколько десятков. Ведь, как минимум, пришлось всех (в том числе уволившихся, но работающих в прошлом году) сотрудников «искать» на сайте ФНС, чтобы узнать их ИНН. На практике возникало немало проблем. ИНН некоторых найти так и не удавалось, а значит, сотруднику, по идее, нужно получать свидетельство заново. Но вот что делать, если, к примеру, у него нет регистрации по месту жительства, получается, что и документ ему не выдадут. Так что вопросов было много. И отлично, что фискалы пока согласились принимать отчетность без ИНН. Ведь новый порядок может добавить немало головной боли. Теперь уж точно при трудоустройстве у всех работников в обязательном порядке будут просить представить свидетельство о присвоении ИНН, чтобы потом не возникло проблем. Но вот тут возникает и еще одна сложность: сотрудник может отказаться этот документ принести. И по закону – это его право. Тогда опять же придется действовать через сайт ФНС.

В связи со всем вышесказанным я бы советовала все-таки не затягивать и собрать с сотрудников свидетельства. Ведь очень вероятно, что ФНС в течение этого года все же внесет соответствующие поправки, которые обяжут налоговых агентов указывать в справках 2-НДФЛ соответствующие данные.