Сейчас читают
Продолжаем тему алиментов. По закону экс-супруг тоже имеет право на налоговые вычеты. И они тоже зав...0 
Счета-фактуры оформляются в 2-х экземплярах, как на сумму полученной предварительной оплаты, так и п...0 
"Расчет" попросил Павла Симакова, директора Сибирской Архивной Службы, высказать свое мнение по этом...0 
В ноябре-декабре 2010 года экономический рост был во всех 12 федеральных округах страны. В ноябре-де...0 
В ноябре-декабре 2010 года экономический рост был зафиксирован во всех 12 федеральных округах страны...0 

Facebook
ВКонтакте
Екатерина Ирхина
Рейтинг: 1

Перерасход в командировке

фото: Перерасход в командировке

Любые расчеты с персоналом таят в себе множество нюансов и тонкостей. А командировки, как и любое путешествие, предполагают еще и непредвиденные расходы: это может быть отмена рейса и покупка нового билета, болезнь сотрудника и последующее задержка в служебном здании, и многое другое, да мало ли что еще. Довольно часто эти неприятности приводят к перерасходу подотчетных средств, как быть в этой ситуации?

Возмещаемые расходы

Для начала подчеркнем, что в командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Людей, с которыми фирма работает по гражданско-правовым договорам, отправлять по служебным заданиям нельзя (ст. 166 ТК РФ, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, далее – Положение).

При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные с рабочими поездками. Обязанность оплаты нанимателем установлена статьей 168 Трудового Кодекса. Конкретные размеры и перечень командировочных издержек определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Имеются в виду траты на проезд, жилье, суточные и другие. Кроме этого за работником остается средний заработок. Сумма аванса, получаемая перед служебной поездкой, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте или в коллективном договоре (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения).

Перерасход и налоговый учет

В налоговом учете классификация командировочных расходов фирмы зависит от целей и задач служебного задания. Траты на командировки, связанные с производством или реализацией товаров относятся к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международный страховой полис. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса, датой признания этих трат является дата утверждения авансового отчета.

Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает: возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет. Если он примет решение возместить, то эти расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина от 4.07.2012 г. № 03-04-06/6-204). Потраченные средства в этом случае не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Главное, чтобы истраченная в командировке сумма укладывалась в ограничения, закрепленные в локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 6.08.2010 г. № 2538-19).

Что касается НДФЛ, важно помнить, что траты по суточным нормируются Налоговым кодексом. В командировках по России работник может потратить 700 рублей в сутки, а за границей – 2500 рублей. Суточные сверх лимита будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

НДС и служебная поездка

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и его проживания в другом городе, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счета-фактуры, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина России от 21.11.2012 г. № 03-07-11/502). К таким относятся в том числе железнодорожные билеты, как бумажные так и электронные (письмо Минфина России от 10.01.2013 г. № 03-07-11/01). Работник должен записать эти документы в отчет о служебной командировке.

Привезенные сотрудником документы или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137). Разъяснения специалистов Минфина по этому поводу можно найти в письме от 21.11.2012 г. № 03-07-11/502).

Еще один важный вопрос: когда у фирмы возникает право на вычет НДС? Входной налог можно вычесть в том отчетном периоде, в котором руководитель утвердил авансовый отчет работника (письма Минфина России от 18.07.2013 г. № 03-03-06/1/28117 и от 20.05.2008 г. № 03-07-11/197).

Без обязательств

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и его проживания в другом городе, можно принять к вычету. При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счет-фактура, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком.

Выдача наличных из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2) на основании заявления. В документе руководитель должен собственноручно написать сумму аванса, которую нужно выдать сотруднику, и срок, когда тот должен вернуть неистраченные деньги или отчитаться по потраченным, в конце бумаги начальник должен расписаться и поставить дату.

Сотрудник обязан отчитаться за деньги в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Для этого он представляет в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы.

О том, что унифицированные формы первичной документации больше не обязательны к применению (кроме кассовых), говорилось много и часто. И снова напоминаем: фирма имеет право разрабатывать свою, удобную ей, «первичку». Расходы на командировки сотрудников могут подтвердить: авансовый отчет, утвержденный подписью руководителя; командировочное удостоверение (форма № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1); первичная документация, подтверждающая расходы.

По общему мнению Минфина и ФНС, этих документов достаточно для подтверждения траты на выполнение служебного задания (письма Минфина России от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169, от 19.11.2009 г. № 03-03-06/1/764, ФНС России от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 г. № 16-15/113462).

За рубежом

При направлении сотрудника в другую страну дополнительно возмещаются: расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление медицинской страховки и иные обязательные платежи.

Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК.

Также при загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международный страховой полис. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса датой признания этих трат является дата утверждения авансового отчета.

Очень удобно в виде таблицы представлен порядок налогообложения командировочных расходов в Бераторе для Windows.

Дата публикации: 11 Октября 2013, 08:34
- + 0
еще по теме
Сотрудник отказывается ехать в командировку. Есть ли у работодателя право заставить его отправиться в служебную поездку? 0 0
17 Мая 2016, 9:54, Елизавета Сейтбекова, «Корн-Аудит»
Минфин сообщил, что обособленное подразделение считается созданным, даже если сотрудники находятся на его территории только в кома... 0 0
19 Февраля 2016, 15:16, Елизавета Сейтбекова, «Корн-Аудит»
Как оплачивать больничный, командировочные, суточные если сотрудник захворал к командировке? 0 0
28 Мая 2015, 11:49, Яна Шевченко, главный бухгалтер Группы компаний АКИГ
Суточные, размер которых закреплен в коллективном договоре или соглашении взносами не облагаются. 0 0
02 Марта 2015, 12:16 , Екатерина Юдахина
Если компания компенсирует своим сотрудникам суточные при однодневной командировке, удерживать с них НДФЛ не нужно. 0 0
14 Сентября 2012, 12:14 , Ирина Голова
Если сотрудник вернулся из командировки без печати на командировочном удостоверении, подтвердить поездку можно другими документами... 0 0
31 Августа 2011, 9:56 , Ирина Голова
© 2001—2020 raschet.ru — портал для современного бухгалтера
 Разработка сайта — интернет-агентство onlyweb.ru
Перечень субъектов Российской Федерации
Центральный
  • Белгородская область
  • Брянская область
  • Владимирская область
  • Воронежская область
  • Ивановская область
  • Калужская область
  • Костромская область
  • Курская область
  • Липецкая область
  • Москва
  • Московская область
  • Орловская область
  • Рязанская область
  • Смоленская область
  • Тамбовская область
  • Тверская область
  • Тульская область
  • Ярославская область
Приволжский
  • Республика Башкортостан
  • Кировская область
  • Республика Марий Эл
  • Республика Мордовия
  • Нижегородская область
  • Оренбургская область
  • Пензенская область
  • Пермский край
  • Самарская область
  • Саратовская область
  • Республика Татарстан
  • Удмуртская Республика
  • Ульяновская область
  • Чувашская Республика
Сибирский
  • Республика Алтай
  • Алтайский край
  • Республика Бурятия
  • Забайкальский край
  • Иркутская область
  • Кемеровская область
  • Красноярский край
  • Новосибирская область
  • Омская область
  • Томская область
  • Республика Тыва (Тува)
  • Республика Хакасия
Южный
  • Республика Адыгея
  • Астраханская область
  • Волгоградская область
  • Республика Калмыкия
  • Краснодарский край
  • Ростовская область
Северо-Кавказский
  • Республика Дагестан
  • Республика Ингушетия
  • Респ. Кабардино-Балкария
  • Респ. Карачаево-Черкесия
  • Республика Северная Осетия
  • Ставропольский край
  • Чеченская Республика
Северо-Западный
  • Архангельская область
  • Вологодская область
  • Калининградская область
  • Республика Карелия
  • Республика Коми
  • Ленинградская область
  • Мурманская область
  • Ненецкий АО
  • Новгородская область
  • Псковская область
  • Санкт-Петербург
Уральский
  • Курганская область
  • Свердловская область
  • Тюменская область
  • Ханты-Мансийский АО - Югра
  • Челябинская область
  • Ямало-Ненецкий АО
Дальневосточный
  • Амурская область
  • Еврейская АО
  • Камчатский край
  • Магаданская область
  • Приморский край
  • Республика Саха(Якутия)
  • Сахалинская область
  • Хабаровский край
  • Чукотский АО
Сохранить