Сейчас читают
Продолжаем тему алиментов. По закону экс-супруг тоже имеет право на налоговые вычеты. И они тоже зав...0 
Счета-фактуры оформляются в 2-х экземплярах, как на сумму полученной предварительной оплаты, так и п...0 
"Расчет" попросил Павла Симакова, директора Сибирской Архивной Службы, высказать свое мнение по этом...0 
В ноябре-декабре 2010 года экономический рост был во всех 12 федеральных округах страны. В ноябре-де...0 
В ноябре-декабре 2010 года экономический рост был зафиксирован во всех 12 федеральных округах страны...0 

Facebook
ВКонтакте
Карина Кассис
Рейтинг: 1

Электронный бухгалтерский архив

фото: Электронный бухгалтерский архив

Процесс обмена бухгалтерскими документами в электронном виде достаточно понятен, но сопровождается множеством дополнительных вопросов. Один из самых важных: как хранить цифровые первичные документы?

Системы хранения данных

Первоочередный вопрос, который возникает при создании электронного архива – как физически его организовать? Каждый конкретный носитель информации, вне зависимости – стационарный он или переносной – имеет свой срок службы. Более того, на оборудование влияют такие факторы, как температура помещения и влажность. Для хранения большого объема информации, например, в крупных компаниях, необходимы серверы. К машинам серверных комнат требования еще серьезнее: это и отсутствие окон, и наличие фальшпола, и ряд других важных условий. Кроме этого, придется постоянно осуществлять резервное копирование, заменять носители и т. д.

Приказ Минфина России от 25 апреля 2011 года № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи», позволил обмениваться первичными учетными бумагами в цифровом виде.

К счастью, есть ряд решений, которые позволят избавиться от перечисленных забот. Например, «волшебной палочкой» могут стать специализированные электронные архивы, в которых по модели SaaS [предоставление доступа к программному обеспечению через интернет прим. ред.] можно организовывать хранение своих документов.

Лучшим вариантом может стать работа со специализированным решением, которое обеспечит централизованное хранение, управление и безопасность бухгалтерской «первички». Система должна поддерживать работу с несколькими операторами электронного документооборота, быть интегрирована с учетным ПО компании и одобрена системой сертификации средств защиты информации ФСТЭК РФ. Такие технологии в России уже есть, рекомендую изучить опыт их внедрения.

Цифровая подпись

Пусть большинство первичных документов хранятся сравнительно недолго – до 5 лет, но существует требования хранения «первички», выходящие за пределы общепринятых сроков. Это бывает прямо закреплено в нормативных актах, а иногда вытекает из конкретной практики. Не стоит забывать и том, что разнообразие электронных документов постоянно растет, и ко всем из них предъявляются различные требования по сроку хранения.

Пожалуй, самый главный вопрос длительного архивирования электронных бумаг: как обеспечить их юридическую значимость? Традиционно эту проблему предлагается решать с помощью электронной подписи.

Здесь возникает, пожалуй, самый главный вопрос длительного архивирования электронных бумаг: как обеспечить их юридическую значимость? Традиционно эту проблему предлагается решать с помощью электронной подписи. В законодательстве эта область деятельности регулируется законами «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002 г.) и «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ от 06.04.2011 г.). Согласно последнему, выделяют два вида подписей: простую и усиленную.

Но, к сожалению, в использовании каждого вида цирофвых автографов есть определенные ограничения при обеспечении юридической значимости. Загвоздка в том, что срок действия сертификата ключа проверки ЭЦП и срок хранения бумаги не совпадают: сертификат, как правило, выдается на один год, а бухгалтерский документ по закону хранится не менее пяти лет. Потому встает вопрос: как доказать действительность бумаги, подписанной сертифицированной ЭЦП, срок действия которой вышел?

Этот вопрос решается с помощью усовершенствованной электронной подписи (УЭП), которая включает в свой формат инструменты для доказательства подлинности – например, штамп времени, данные об отзыве сертификата и др. Благодаря УЭП, мы четко можем установить момент создания подписи и действительность сертификата на момент заверения.

Носители электронной информации
Система должна поддерживать работу с несколькими операторами электронного документооборота, быть интегрирована с учетным ПО компании и одобрена системой сертификации средств защиты информации ФСТЭК РФ.

С подтверждением юридической значимости электронного документа проблем нет. Другой вопрос, что при длительном сроке хранения устаревают носители. Вспомните, на чем мы переносили файлы хотя бы 10 лет назад: гибкие магнитные диски уже не используются, запас прочности CD или DVD не превышают десяти лет, а срок службы флэш-накопителей напрямую определяется числом процессов перезаписи информации.

Получается, что нам непременно придется регулярно в определенное время переносить информацию на более современные накопители. Еще необходимо следить за средствами «воспроизведения» документов: те же форматы .xls и .doc стремительно уходят в прошлое, меняются операционные системы. Не забывайте об этом.

Сегодня у нас есть все для организации архивного хранения ЮЗЭД (Юридически значимого электронного документооборота). УЭП гарантирует документам юридическую значимость. Организация рабочего места для воспроизведения и проверки подлинности ЭП тоже не вызывает серьезных трудностей. Работа с внеофисным хранением станет обычной практикой на долгие годы.

Но есть один и пожалуй наиболее острый вопрос – законодательство, регулирующее электронные архивы. Надеемся, что активные действия бизнеса по отказу от бумаги дадут законотворцам сигнал к принятию в России нового закона «Об электронных архивах», в котором наконец-то будет отражена практика работы с цифровыми документами.

Дата публикации: 17 Декабря 2013, 09:20
- + 0
еще по теме
Некоторые налогоплательщики освобождены от обязанности подавать отчеты по НДС, узнаем кому повезло. 0 0
05 Июня 2014, 12:22, Марина Скудутис
ФНС открыла доступ к услуге «Налогоплательщик ЮЛ». «Расчет» изучил функционал сервиса. 0 0
23 Мая 2014, 13:09, Марина Скудутис
Эксперты Бератора напоминают, чтобы перейти на электронную отчетность по НДС, время еще есть. 0 0
22 Января 2014, 12:30, Бератор
17 российских регионов участвуют сегодня в проекте «Электронный листок трудоспособности». 0 0
20 Апреля 2014, 14:57 , Александр Бикбов
Для заполнения налоговой декларации не понадобится специальная программа. 0 0
04 Марта 2014, 10:06 , Алексей Кудинов
Сертификаты ключей проверки электронной подписи необходимо заменить. 0 0
31 Января 2014, 10:14 , Александр Бикбов
© 2001—2019 raschet.ru — портал для современного бухгалтера
 Разработка сайта — интернет-агентство onlyweb.ru
Перечень субъектов Российской Федерации
Центральный
  • Белгородская область
  • Брянская область
  • Владимирская область
  • Воронежская область
  • Ивановская область
  • Калужская область
  • Костромская область
  • Курская область
  • Липецкая область
  • Москва
  • Московская область
  • Орловская область
  • Рязанская область
  • Смоленская область
  • Тамбовская область
  • Тверская область
  • Тульская область
  • Ярославская область
Приволжский
  • Республика Башкортостан
  • Кировская область
  • Республика Марий Эл
  • Республика Мордовия
  • Нижегородская область
  • Оренбургская область
  • Пензенская область
  • Пермский край
  • Самарская область
  • Саратовская область
  • Республика Татарстан
  • Удмуртская Республика
  • Ульяновская область
  • Чувашская Республика
Сибирский
  • Республика Алтай
  • Алтайский край
  • Республика Бурятия
  • Забайкальский край
  • Иркутская область
  • Кемеровская область
  • Красноярский край
  • Новосибирская область
  • Омская область
  • Томская область
  • Республика Тыва (Тува)
  • Республика Хакасия
Южный
  • Республика Адыгея
  • Астраханская область
  • Волгоградская область
  • Республика Калмыкия
  • Краснодарский край
  • Ростовская область
Северо-Кавказский
  • Республика Дагестан
  • Республика Ингушетия
  • Респ. Кабардино-Балкария
  • Респ. Карачаево-Черкесия
  • Республика Северная Осетия
  • Ставропольский край
  • Чеченская Республика
Северо-Западный
  • Архангельская область
  • Вологодская область
  • Калининградская область
  • Республика Карелия
  • Республика Коми
  • Ленинградская область
  • Мурманская область
  • Ненецкий АО
  • Новгородская область
  • Псковская область
  • Санкт-Петербург
Уральский
  • Курганская область
  • Свердловская область
  • Тюменская область
  • Ханты-Мансийский АО - Югра
  • Челябинская область
  • Ямало-Ненецкий АО
Дальневосточный
  • Амурская область
  • Еврейская АО
  • Камчатский край
  • Магаданская область
  • Приморский край
  • Республика Саха(Якутия)
  • Сахалинская область
  • Хабаровский край
  • Чукотский АО
Сохранить