Сроки хранения бухгалтерских документов

Несмотря на то, что наше государство старается идти в ногу со временем и активно вводит электронный документооборот, количество деловых бумаг увеличивается с каждым годом. В течение какого времени могут понадобиться старые документы и сколько их нужно хранить в соответствии с законодательством?

Архив бухгалтерии

Сроки хранения документов установлены Министерством культуры РФ, Федеральным законом от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и НК РФ.

Для начала стоит отметить, что все российские компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Эта норма установлена статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Сроки, указанные в пунктах 1 и 2 исчисляются с 1 января, следующего за годом, в котором составлена бумага.

Исключение из этого правила предусмотрено лишь для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других бумаг учетной политики фирмы. Их нужно хранить не более пяти лет, считая с 1 января, следующего за годом, в котором они в последний раз были использованы.

Кроме того, период хранения некоторый «первички» установлен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных учреждений, органов местного самоуправления. В основном срок тот же – пять лет. Тут исключение составляют кадровые бумаги, такие как приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и другие документы, которые нельзя выкидывать в течение 75 лет. Этот период исчисляется с 1 января, следующего за годом, когда бумага была оформлена.

Налоговым законодательством также предусмотрены сроки хранения первичной документации. В соответствии с подпунктами 3 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других материалов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов.

Время хранения «налоговых» сведений начинает исчисляться на следующий день после календарной даты, которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года (п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ).

Когда же речь идет о расчете налоговой базы, то данный четырехлетний срок следует считать с окончания налогового периода, в котором документ был использован. Позиция по данному вопросу подтверждена Минфином в Письме от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104.

Стоит отметить, что исключения бывают из любых правил. Так, компании, исчисляющие налог на прибыль, согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ, должны сохранять бумаги, которые подтверждают понесенные ими убытки в течение всего срока уменьшения налогооблагаемой базы. Норма предусмотрена для плательщиков других налогов:

• УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ)
• ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ)
• НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Проверка бухгалтерских документов

Во избежание претензий со стороны ревизоров рекомендуется хранить документы, участвующие в расчетах налогов и сборов, ровно столько, сколько нужно, чтобы в случае проведения выездной проверки или иных контрольных мероприятий можно было подтвердить правильность своих выкладок за три календарных года, предшествующих текущему.

Не стоит забывать, что ответственность за организацию хранения бумаг, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации, об этом прямо указано в пункте 3 статьи 17 Закона № 129-ФЗ. При этом оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из пункта 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).