Электронные счета-фактуры по новым правилам

С 1 апреля электронные счета-фактуры нужно выставлять по новым правилам. С этой даты вступил в силу Приказ Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н. Что изменилось?

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденный Приказом № 174н, отличается от правил, которые нужно было применять ранее. И хотя изменений немного, все они важные, и бухгалтеру о них нужно знать.

Усиленная подпись

В новом Порядке прямо предусмотрено: счета-фактуры нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Напомню, что в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной цифровой подписи, который был утвержден Приказом Минфина от 25 апреля 2011 года № 50н (этот документ действовал до 1 апреля), не было конкретизировано, какую ЭП необходимо применять, и вообще в нем говорилось лишь об ЭЦП. При этом Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ закрепил, что в случаях, если федеральными законами и иными нормативными актами предусмотрено использование ЭЦП, применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь же в новом порядке закреплено положение, которое соответствует Налоговому кодексу РФ (п. 6 ст. 69 НК РФ). В документе отдельно оговорено, что усиленной электронной подписью нужно заверять не только счета-фактуры, но и другие документы - подтверждения и извещения.

Требуется согласие

Еще одно нововведение связано с тем, что теперь в заявлении на участие в электронном документообороте нужно указывать о согласии (несогласии) на предоставление информации деловому партнеру. Помимо этого, в документе, как и раньше, нужно заполнить: полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя); место нахождения компании (место жительства ИП); ИНН; реквизиты квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП и сведения о его владельцах; контактные данные фирмы (коммерсанта); сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете компания (предприниматель).

Неполученный счет

Документ также скорректировал порядок действий сторон в том случае, если покупатель не получил счет-фактуру, а продавец - подтверждение от оператора, что файл поступил.

В случае когда покупатель не получил счет-фактуру в электронной форме, он сообщает о данном факте продавцу. Если у последнего есть подтверждение, что файл поступил оператору, то об этом нужно ему сообщить. Сделать это может как покупатель, так и продавец. Тогда оператор должен продублировать отправку файла со счетом-фактурой. Если у него не получится это сделать, то продавцу нужно будет повторно отправить документ покупателю.

В Правилах оговаривается и такой случай: что делать, если покупатель не получил в установленный срок подтверждение отправки покупателю файла с документом? Об этом факте нужно уведомить оператора ЭДО. В такой ситуации необходимо продублировать отправку файла со счетом-фактурой. Если сделать это через оператора ЭДО не получится, придется выставлять бумажный документ.